امروز: چهارشنبه 28 آذر 1397
دسته بندی محصولات
بخش همکاران
بلوک کد اختصاصی

بررسی مدیریت پروژه

بررسی مدیریت پروژه دسته: مدیریت
بازدید: 1 بار
فرمت فایل: doc
حجم فایل: 43 کیلوبایت
تعداد صفحات فایل: 91

دنیای صنعتی امروزه دارای تغییرات شگرفی در پریودهای خاص بوده است این تغییرات به تغییرات محیطی موسوم است و به سازمان ها و ارگان ها تاثیر مستقیم دارند لذا اهمیت شناخت این تغییرات مشخص است این مهم باعث شده است كه سازمان های تولیدی به سمت چند محصول حركت كرده و دائم سیستم خود را به نحوی تغییر و گسترش دهند این تحقیق سعی در آن دارد تا با تعریف قدم های اسا

قیمت فایل فقط 16,500 تومان

خرید

مقدمه

دنیای صنعتی امروزه دارای تغییرات شگرفی در پریودهای خاص بوده است. این تغییرات به تغییرات محیطی موسوم است. و به سازمان ها و ارگان ها تاثیر مستقیم دارند. لذا اهمیت شناخت این تغییرات مشخص است. این مهم باعث شده است كه سازمان های تولیدی به سمت چند محصول حركت كرده و دائم سیستم خود را به نحوی تغییر و گسترش دهند. این تحقیق سعی در آن دارد تا با تعریف قدم های اساسی اجرای یك پروژه چگونگی حركت سازمان را در این مقوله به نمایش بگذارد. یكی از مهمترین خصیصه های یك سازمان تولیدی سخت سفارش تعریف پروژه های مختلف تولید از جانب مشتریان مختلف است. لذا عدم شناخت كافی به نوع كار باعث تعریف پروژه برای سازمان مورد نظر شده و دائم مدیران سازمان ( در هر رده سازمانی) با پروژه های مختلف درگیر هستند. در اجرای پروژه تولیدی سازمان های فوق الذكر هدایت امكانات و افراد سازمان به سمت اجرای پروژه از اهمیت خاصی برخوردار است. بنابراین لزوم تعریف مدیر پروژه و وظایف اساسی آن احساس می شود. نظر به اهمیت این موضوع فصل پروژه به مدیریت پروژه و اهمیت آن پرداخته است و كلیه مسائل مختلف در آن مقوله را از دیدگاه اجرای بررسی می نماید.

تعریف پروژه

تعریف پروژه از دیدگاه اجرای عبارتست از:

 "یك پروژه شامل فعالیت های سازمان مشخص بوده كه نیازمند صرف منابع مختلف بوده و كلیه فعالیتهای سازمان در جهت اجرای پروژه با امكانات تعریف شده و در زمانهای تعیین شده می باشد" جهت مشخص شدن تعریف فوق شكل 1-1 آمده است. همان طور كه در این شكل دیده می شود محدودیتهای زمانی، هزینه (بودجه) و موارد اجرایی در جهتی سازماندهی و هدایت می شوند كه به نقطه مورد نظر كه همان انجام پروژه است خواهد رسید.

 چرخه عمر پروژه

پروژه مانند انسان دارای یك چرخه عمر است. ابتدا به آرامی شروع می شود كه در آن مرحله، كلیه موارد اجرایی و محدودیتها شناسایی و مشخص می شود و بر اساس آن برنامه اجرایی تدوین می گردد سپس بر اساس برنامه اجرایی به مرحله اجرا گذاشته شده و از سرعت بیشتری برخوردار است. در این مرحله پروژه اجرا شده و در آخرین مرحله كه انجام فعالیتهای پایانی است با شرعت كمتری حركت كرده تا در نهایت پایان یابد. در این ارتباط در فصول بعدی بیشتر توضیح داده می شود. منحنی چرخه عمر در شكل 1-2 آمده است.

در سازمانهایی كه نوع فعالیت آنها متناسب با پروژه شكل می گیرد عمر پروژه تغییر میكند به دلیل تعریف شدن در پریودهای مختلف پروژه دارای عمرهای مختلف است. كه كل پروژه ها مجموعاً دارای عمر پروژه هستند. همان طور كه در شكل دیده می شود چندین پروژه با عمرهای مختلف وجود دارد كه نهایتاً در كل پریود دارای یك پروژه و یك چرخه عمر است.

مدیریت پروژه

با توجه به تعریف پروژه، یك مدیر دارای وظایف اصلی ذیل می باشد:

- برنامه ریزی

- سازمان دهی

- كنترل

- هدایت

- اجرا

مدیریت پروژه درگیر برنامه ریزی پروژه و ناظر بر اجرای پروژه بوده كه شامل موارد زیر می باشد:

برنامه ریزی پروژه

- تعریف نیازمندیهای كار

- تعریف میزان و مقادیر كار

- تعریف منابع مورد نیاز

هدایت و نظارت بر پروژه

- میزان پیشرفت پروژه

- مشابه واقعیت و پیش بینهای انجام شده

- آنالیز نحوه اجرای كار و مقایسه با روشهای تعیین و تدوین شده

- تنظیم های مورد نیاز در جهت اجرای پروژه با توجه به موارد از پیش تعیین شده و تدوین شده

مدیریت پروژه هنگامی میتواند موفق نامیده شود كه بتواند در موارد زیر به اهداف مورد نظر پروژه دست یابد:

- در زمان

- در هزینه

- سطح تكنولوژی/ اجرای خواسته شده

- بهره مندی از منابع و حداكثر استفاده از آن و راندمان بالا

با توجه به تعاریف انجام شده مزایای بالقوه وجود مدیریت پروژه عبارتست از:

1) وظایف و مسئولیت های افراد سازمان برای انجام فعالیتهای خاص مشخص می باشد.

2) حداقل كردن نیاز برای گزارشگیری مداوم، یعنی اینكه با وجود این مدیر نحوه گزارشها و گردش آنها به حداقل می رسد.

3) مشخص كردن محدودیتهای زمانی اجرای پروژه

4) مشخص كردن روشهای اجرایی

5) اندازه گیری میزان پیشرفت طرحها و پروژه ها

6) مشخص شدن مشكلات در كوتاهترین زمان در زودترین زمان جهت انجام فعالیتهای اصلاحی

7) توسعه قابلیت تضمینی و پیش بینی جهت برنامه ریزی های آتی

8) شناخت و فهمیدن عواملی كه باعث نرسیدن سازمان به اهداف از پیش تعیین شده می شود.

9) شناخت و فهمیدن اهدافی كه سازمان به آنها نخواهد رسید یا نرسیده است.

اما متاسفانه مشكلاتی وجود دارند كه سازمان را در رسیدن به اهداف و مزایای بالا دچار اشكال میكند. این عوامل عبارتند از:

1- پیچیدگی های خاص پروژه

2- نیازمندیهای خاص مشتریان

3- سازن غیر ساختاری

4- ریسكهای پروژه

5- تغییر در تكنولوژی و دیگر عوامل محیطی

در كتب مختلف با توجه به فرهنگ حاكم بر سازمان. مدیریت پروژه دارای تعاریف مختلف است. اما به طو عمومی مدیریت پروژه به شرح زیر تعریف می شود:

" مدیریت پروژه همانا برنامه ریزی، سازماندهی و كنترل كردن منابع سازمان برای یك هدف كوتاه مدت كه برای اهداف و آرمانهای بند مدت و میان مدت ایجاد شده است می باشد.

مدیریت پروژه از روشهای سیستمی برای موارد فوق الذكر استفاده كرده كه با استفاده از پرسنل وظیفه ای این اهداف ارضا می شود"

جهت فهم آسان وجود مدیریت پروژه شكل1-3 آمده است. همان طور كه در كتب مختلف علوم مدیریت آمده است مدیریت به چهار سطح زیر تقسیم می گردد:

1- مدیریت رده بالا

2- مدیریت رده میانی

3- مدیریت رده پائین

4- علم كننده ها

در اكثر سازمانها خلای بین رده ها وجود دارد چنانچه با خلاهای داخل هر دپارتمان تلفیق گردد باعث ایجاد جزیره های عملیاتی شده كه هر كدام از آنها با یكدیگر دارای خلا هستند. لذا مدیریت پروژه دارای وظیفه مهم و سنگین است كه این خلاها را از طریق سیستماتیك حل و برطرف نماید.

در شكل های تصویری از محدوده عملكرد مدیریت پروژه را نشان می دهد. هدف از این تصور نمایش نحوه مدیریت و كنترل مدیریت پروژه منابع سازمان بوده كه با توجه به فعالیتهای شناسایی شده و با در نظر گرفتن زمان، هزینه و اجرا، انجام می شود. زمان هزینه و اجرا، به عنوان محدودیتهایی هستند كه در پروژه تعریف می شوند. چنانچه پروژه برای مشتری خارجی انجام می شود ( كه در سازمان های تولیدی تحت سفارش بر همین اساس است ) محدودیت رابطه مناسب با مشتری هم دخیل است.

تعریف پروژه موفق

در قسمتهای قبل پروژه موفق چنین تعریف شده كه با تكمیل فعالیتهای آن، با در نظر گرفتن محدودیتهای زمان، هزینه و اجرا، به اتمام رسیده باشد. این تعریف در 20 سال قبل مطرح بود ولی در حال حاضر، امروزه، تعریفی از پروژه موفق بازنگری شده كه شامل تكمیل موارد زیر است:

1- با اختصاص پریود زمانی

2- با بودجه بندی هزینه

3- تحت خواص اجرایی

4- با حداقل تغییرات در سیاستها سازمان

5- بدون مزاحمت برای جریان اصلی كار در سازمان

6- بدون تغییر در فرهنگ سازمان

سه تا از این عناصر گفته شده نیازمند توضیح بیشتر است. خیلی از پروژه ها با در نظر گرفتن هدف اصلی سازمان و پروژه تكمیل می گردند. تغییرات هدف غیر قابل اجتناب بوده و گاهاً این توانایی وجود دارد كه علاوه بر این كه بر روی اهمیت پروژه تاكید گذارند، بلكه باعث تغییر یافتن كل موضوع پروژه می شوند. بنابراین تغییرات هدف سازمان بایستی در حداقل نگه داشته شود و در صورت این كه نیاز باشد باید به وسیله مدیر پروژه و مشتری تایید شود.

ارتباط مدیریان خطی- مدیر پروژه

همان طور كه قبلاً اشاره شد مدیر پروژه بایستی منابع شركت را كنترل نماید كه این كنترل ها با محدویتهای زمانی- هزینه – و اجرایی است. اكثر شركتها دارای شش نوع منبع هستند.

        · پول

        · تجهیزات

        · تسهیلات

        · مواد

        · اطلاعات/ تكنولوژی

به صورت واقعی، مدیر پروژه هر كدام از منابع را كنترل نمی كند ( به جز پول ). منابع بوسیله مدیران خطی كنترل می شوند و یا مدیران وظیفه ای كه در بعضی اوقات مدیران منابع نامیده می شوند. در این ارتباط مدیر پروژه باید با مدیران خطی برای تمامی منابع پروژه مذاكره كند و موارد اجرایی را بررسی نماید. هنگامی كه گفته می شود كه یك مدیر پروژه منابع را كنترل می كند این بدنی معنی است كه واقعاً منابع توسط مدیران خطی كنترل می شود. موفقیت مدیر پروژه، در این خصوص بستگی به دو عامل زیر دارد:

الف) یك ارتباط خوب و منطقی بین مدیریت پروژه و مدیران خطی كه به آنها به مدیریت پروژه به صورت افقی هستند گزارش می دهند.

1- ارتباط عمودی: چنانچه افراد یك سازمان به افراد بالای خودشان اطلاعات دهند و یك ارتباط عمودی داشته باشند، ارتباط عمودی نامیده می شود.

2- ارتباط افقی: چنانچه افراد یك سازمان به افراد هم رده خودشان اطلاعات دهند و یك ارتباط افقی داشته باشند، ارتباط افقی نامیده می شود.

این دو آیتم بسیار بحرانی و مهم هستند در اولین آیتم، كارمندان وظیفه ای كسانی هستند كه به مدیریت پروژه تخصیص داده می شوند. هدایت فنی را از مدیران وظیفه ای ( خطی) خودشان به دست آوردند. دومین آیتم افراد و كارمندانی كه به چندین مدیریت گزارش می دهند و اینان همیشه به مدیریت كسی كه هدایت كل سازمان را بر عهده دارد گزارش می دهند.

نقش مدیران پروژه

مدیریت پروژه دارای وظیفه مهم و محور كردن و مجتمع كردن ( هماهنگ كننده) مدیران وظیفه و خطی می باشد. به عبارتی دیگر مدیریت پروژه نیازمند داشتن ارتباط قوی و مناسب با افراد داخلی سیستم جهت انجام فعالیتهای محوله است و باید دارای یك دانش عمومی و فنی در ارتباط با فعالیتهای مختلف برقرار گردد در محیط پروژه به نظر می رسد، كه هر چیزی با مدیریت پروژه در ارتباط است. یكی از خصیصه های سازمانهای تولیدی تحت سفارش، ارتباط مشتری ( مشتریان) با سازمان تا زمان اتمام پروژه تعریف شده می باشد. به دلیل ماهیت كار لزوماً نیازمند فردی است كه این ارتباط را بین مشتری و سازمان افراد آن برقرار كرده و طوری این ارتباط ایجاد شود كه باعث عدم هماهنگی در انجام فعالیتهای سازمان نشود. بنابراین مدیریت پروژه در این مرحله دارای نقش بسیار مهمی است چرا كه رابطه بین مشتری و سازمان او خواهد بود هر گونه ایراد و اشكالی و نقطه نظری كه مشتری دارد باید به مدیریت اعلام كند تا او با آنالیز و فرآیندهای خاص آن، موارد به صورت اجرایی به دیگر دپارتمانها و مدیران خطی و وظیفه ای انتقال داده شود. از طرفی هر گونه نقطه نظری در سازمان در خصوص اجرای پروژه وجود داشته باشد. باید از طرف مدیریت پروژه تحلیل و به مشتری انتقال یابد. تمامی این ارتباطات باید رد چارچوب سیاستهای سازمان بوده و هرگونه عدم هماهنگی به مدیران رده بالای سازمان انتقال داده شود تا تصمیمهای مورد نظر اتخاذ شود.

نقش مدیران وظیفه ای

نظر به تعریف نقش مدیران پروژه در ساختار اجرایی سیستمهای پروژه ای در این قسمت به نقش مدیران وظیفه ای اشاره می شود در تعیین نقش مدیران وظیفه ای دو المان وجود دارد:

1- مدیران وظیفه ای دارای مسئولیتی هستند كه چگونگی انجام فعالیت و اینكه فعالیت قرار است در كجا انجام شود را مشخص می كنند.

2- همچنین مدیران وظیفه ای، مسئول تدارك و تامین نیروی انسانی و یا به طور كلی منابع جهت تكمیل پروژه كه با محدودیتهای و سیاستهای خاص خود همراه است می باشد.

مدیران وظیفه ای در فعالیتهای خود به طور منطقی یا موانع ذیل برخورد و با آنها مقابله می كنند:

- درخواست های مكرر كار

- زمانهای تحویل غیر پیش بینی شده

- اولویت بندی در خواستهای اجرای كار

- محدودیت در تعداد منابع

- تغییرات غیر برنامه ریزی شده در پروژه

- عوامل بازدارنده پروژه ( پیشرفت پروژه ها)

- كمبود منابع

- درگیری های درون سازمانی ( فاكتورهای انسانی)

بنابراین در یك سطح پائین تر از مدیران پروژه، مدیران وظیفه ای مسئول اجرای پروژه ها بوده و موظف به هدایت آن در جهت اهداف و سیاستهای سازمان و مدیران پروژه هستند.

نقش مجریان

با توجه به تعریف مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای، حال نقش مجریان مشخص می شود. همان طور كه از ظاهر آن پیداست مجریان مسئول انجام كلیه فعالیتهایی هستند كه از جانب مدیریت پروژه به صورت كیل تعریف و از طرف مدیران وطیفه ای جزئی شده اند. البته ذكر این نكته ضروری است كه هرم مدیریت در هر سازمان می تواند متناسب با پروژه ها و نوع آنها تغییر یابد به طوریكه مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای در سطح اول، مجریان در سطح دوم و سرپرستان در سطح سوم در نظر گرفته شوند ولی به هر حال در این قسمت هدف تفكیك نمودن نقش مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای از مجریان می باشد.

موفقیت در یك پروژه مشابه یك هرم یا مثلث سه گوش می باشد كه در هر گوشه آن مدیران پروژه، مدیر وظیفه ای و مجریان قرار گرفته اند و چنانچه یكی از این سه گوش وجود نداشته باشد بلانس این مثلث به هم می ریزد و دیگر اثری از آن نمی تواند دید. بنابراین هر كدام از مدیران فوق جایگاه خاص خود را در امر هدایت و اجرای پروژه دارند.

تیم مدیرت پروژه

همان طور كه در قسمتهای قبلی اشاره شد مدیریت پروژه دارای وظایف و مسئولیتهای مهمی در یك سازمان تولیدی بر اساس سفارش می باشد شاید تا به حال به این نكته اشاره نشده است كه این اولین وظایف و مسئولیتها نیازمند یك تیم قوی و مجهز جهت هدایت كردن مدیران وظیفه ای و مجریان می باشد. تیم مدیریت پروژه می تواند شامل موارد زیر باشد:

1- یك مدیر پروژه

2- یك دستیار مدیر پروژه

3- یك اداره مدیر پروژه

4- یك گروه تیم مدیر پروژه

بنابراین یك بخش و اداره پروژه حداقل دارای یك تیمی از مدیریت پروژه بود. كه قسمت نظارت مستقیم مدیر پروژه و دستیاران و كارمندان انجام وظیفه می نماید. تعداد افراد تیم مدیریت پروژه بستگی به اندازه سازمان، اندازه پروژه، نحوه تقسیم بندی وظایف و نیز چگونگی ارتباط مدیران وظیفه ای و مجریان و مدیران ارشد با مدیریت پروژه دارد.

نتیجه

در این فصل، ضرورت، وظایف، چگونگی ارتباط بین مدیریت پروژه به طور مختصر تشریح شده و محدودیت وظایف مدیریت پروژه با مدیران وظیفه ای و مجریان مشخص شد.

قیمت فایل فقط 16,500 تومان

خرید

برچسب ها : مدیریت پروژه , تعریف پروژه , نقش مدیران پروژه

نظرات کاربران در مورد این کالا
تا کنون هیچ نظری درباره این کالا ثبت نگردیده است.
ارسال نظر